Nabízíme profesionální DMS systém Alfresco

Jde o modulární systém obsahující řadu funkcí a modulů dle potřeb firmy. Například podporu workflow pro řízení podnikových procesů, systém pro podporou implementace norem ISO, případně systém pro spisovou službu a elektronickou podatelnu.

Nedílnou součástí a jádrem Document Management System je přímá návaznost na řešení pro ukládání, zálohování a archivování všech dat. Velkou výhodou je fulltextové vyhledávání ve všech ukládaných dokumentech.

Chci prezentaci zdarma

DMS Alfresco

DMS Alfresco obrázek

Dostupnost a přístup odkudkoliv
Ukládání dokumentů s cílem zajistit jejich snadné dohledání s možnou dostupností odkudkoliv je jedním ze základních cílů nasazení DigiÚložiště.

Vyhledání a získání určitého dokumentu v množství dokumentace, které v současnosti organizace produkují může být bez nástrojů DigiÚložiště v podstatě nemožné.

Verzování a historie
Kdykoliv vzniká více verzí dokumentů (smlouvy, produktové specifikace) je bezpodmínečně nutné bezpečně identifikovat aktuální verzi, včetně úplné řady všech předchozích verzí. DigiÚložiště Vám odstraní chaos a umožní nalézt poslední verzi jakéhokoliv dokumentu.

Pracovní postupy a procesy
Obchodní procesy běžně zahrnují odesílání dokumentů třetím stranám, předávání z oddělení na oddělení případně z osoby na osobu.

Před tím, než je dokument zpracován prochází rukama osobám s různými odpovědnostmi a úkoly (tvorba, schvalování, připomínkování, distribuce, …).

Správně navržené procesy umožní práci s výrazně vyšší efektivitou a nižší chybovostí.

Plnění požadavků legislativy a norem
Cílem je ušetřit si budoucí problémy které mohou mít až likvidační následky (GDPR, FÚ, ISO).

Požadavky na ukládání, popis a přístupnost různých typů dokumentů jsou velmi komplexní. DigiÚložiště pomáhá jejich naplňování i pomocích takových nástrojů jako jsou automatizované kontroly, vzory a šablony dokumentů a automatizované zpracování.

Bezpečnost dokumentů
Bezpečné ukládání je v dnešní době nutností. Dokumenty obsahují množství obchodních, personálních případně jinak citlivých informací. Pokud se k těmto informacím dostane neautorizovaná osoba může to vést k obchodní újmě, případně k legálním postihům. DigiÚložiště zajistí, že k dokumentům bude mít přístup pouze ověřený uživatel systému.

Dokumentace tak musí být chráněna před ztrátou a zničením. DigiÚložiště zajistí snadnou obnovu elektronických dokumentů v případě katastrof.

Snížení nákladů
Správa a ukládání velkého množství dokumentů, které v současné době produkují a ukládají organizace, je nákladná.

V papírovém světě je třeba počítat s těmito náklady: papír, tonery, tiskárny, šanony, regály, archivní prostory, obslužný personál a další.

Dokonce i při elektronickém světě jsou třeba počítače, úložná média a podpůrný personál.

Vhodný DigiÚložiště systém může snížit tyto náklady přehlednou správou dokumentů, definicí požadavků na dokumenty a jejich kontrolou a elektronickým ukládáním.

Zvýšení konkurenceschopnosti
Zlepšením výkonnosti procesů, snížením nákladů a prevencí ztrát a chyb DigiÚložiště aktivně přispívá ke zvýšení konkurenceschopnosti.

Všechny dokumenty na jednom místě
Papírové dokumenty mohou být uloženy v šanonech v různých skříních, případně v centrálním archivu, elektronické na různých počítačích, serverech a mailboxech.

DigiÚložiště sjednotí všechny dokumenty do jednoho úložiště se snadnou dostupností a podrobným vyhledáváním.

Systém popisu všech dokumentů
Snadno pochopitelný a aplikovatelný systém popisu a kategorizace dokumentů je běžnou praxí u papírových dokumentů. DigiÚložiště přináší tyto principy do elektronického světa obohacené o vyhledávání v obsahu nebo popisu dokumentu.

Pravidla a šablony pro tvorbu a zpracování dokumentů
Pravidla mohou definovat kdo může vytvořit, nebo schválit různé typy dokumentů a podle jakých pravidel je dokument dále zpracováván.

Nástroj pro podporu procesů a workflow
DigiÚložiště může řídit zpracování vybraných dokumentů určovat proces jejich připomínkování a schvalování. Automaticky upozorní příslušné osoby na dokumenty určené ke zpracování.

Nastavení archivačních a skartačních postupů
DigiÚložiště umožňují nastavit postupy a pravidla pro zpracování starých dokumentů. Pomocí nich je možno řídit jejich dlouhodobé skladování případně je jako nepodstatné odstranit.

Nástroje pro rychlé vyhledání a získání dokumentů
Systematické centrální uložení a popis dokumentů umožní snadné dohledání konkrétního dokumentu, nebo jejich skupin. Vyhledávání může být i automatizované jako součást předem definovaných procesů a pravidel.

Snadno je možno dohledat veškerou dokumentaci týkající se vybraného produktu, zakázky nebo procesu.

Tvorba dokumentů
DigiÚložiště může dokumenty i vytvářet. Importem dat z externích systémů a následným generováním mohou vznikat dokumenty zcela automaticky včetně popisných informací a např. automatizované distribuce.

Spolupráce
Spolupráce nad jedním dokumentem, jeho zamykání a automatizované ukládání verzí bez vzájemného přepisování, komentování a schvalování jsou nástroje, bez kterých se v současné době neobejdete.

Elektronické podpisy
Pomocí elektronických podpisů se elektronické dokumenty dostávají na stejnou legislativní úroveň jako dokumenty papírové (eIDAS). Zaniká tím potřeba zpracovávat a ukládat jejich papírové kopie.
Reference Alfresco: NASA, Airbus, KLM, Toyota, Michelin, Total, T-Mobile CZ, Cisco a mnoho dalších.
Schema oběhu dokumentů Alfresco

KONTAKT

Máte dokumenty uložené na několika místech? Skenujete již papíry jako obrázky, ale stále nemůžete nic najít?
Rozpadají se Vám papíry, které máte povinnost archivovat ještě několik let?
Nebo Vás zajímají aktuální informace, jak dnes organizace v 21. století fungují efektivně ve zvládnutí administrativy?

Máte zájem o prezentaci zdarma? Potřebujete více informací ?

obchod@digipaper.cz

+420 739 697 268

Zdarma Vám pomůžeme se správným výběrem postupu.

DigiPaper s.r.o.

Pražská třída 142/102
Hradec Králové 500 04
IČO: 04522656