Nabízíme nejoblíbenější DMS systém

Jde o modulární systém obsahující řadu součástí podle potřeb firmy. Například podporu workflow pro řízení podnikových procesů, systém pro podporou implementace norem ISO, případně systém pro spisovou službu a elektronickou podatelnu.

Nedílnou součástí a jádrem Document Management System je přímá návaznost na řešení pro ukládání, zálohování a archivování všech dat. Velkou výhodou je fulltextové vyhledávání ve všech ukládaných dokumentech.

Chci prezentaci zdarma

DMS Alfresco

Elektronický oběh dokumentů zajišťuje bezpečné uložení firemních dokumentů v centrálním úložišti mimo veřejné cloudy, tj. pod úplnou kontrolou vaší firmy. Document management system Alfresco umožňuje oprávněným uživatelům přístup k zaručeně aktuálním souborům. Můžete se vracet ke starším verzím, vytvořit nad nimi jedním klikem schvalovací workflow nebo hlídat expiraci. Tento software instalujeme na vašem, nebo na našem serveru. Uživatelé neinstalují nic, k produktu přistupují přes internetový prohlížeč z kanceláře, z domova nebo ze služební cesty.

Dokumentům dopřejete vysokou míru bezpečí.

Když váš zaměstnanec použije Dropbox nebo Google Disk, ukládá firemní dokumenty do svého cloudového úložiště za mořem. Není na tom nic neobvyklého – jen to, že vaše firma nemá tyto dokumenty pod kontrolou. Alfresco DMS systém je privátní, nikoliv veřejná sdílená služba. Všechny dokumenty jsou a zůstanou firemními. Pravidelné zálohování je samozřejmostí. Ke každému dokumentu můžete nastavit individuální přístupová práva. Všechny změny v dokumentu se soustavně zaznamenávají. Riziko ztráty, poškození nebo zneužití dat se výrazně snižuje.

Budete mít soukromí i přehled.

Každý uživatel, projekt nebo oddělení si může vytvořit “vlastní” dokumentovou strukturu úložiště a nastavit v ní pravidla podle vlastních preferencí. Ukládání ISO nebo projektové dokumentace nikdy nebylo přehlednější. Personalizace pracovního prostoru přispívá k intuitivnímu ovládání aplikace a velmi efektivní práci. Jako oprávněný pracovník přitom můžete monitorovat systém jako celek, a s ním i aktivity všech uživatelů. Díky fulltextovému vyhledávání najdete, co hledáte, vždy během několika vteřin.

Zabráníte ztrátě a úniku informací.

Uživatel nemusí vytvářet kopie, aby nepřišel o starší obsah. Alfresco soubory automaticky verzuje a předchozí verze ukládá, takže se k nim můžete libovolně vracet. Nehrozí, že začnete pracovat se špatnou verzí, protože si kolega tu správnou uložil jen k sobě. K dokumentům lze připojovat poznámky a třeba i přílohy.

Každý soubor bude mít vlastní průvodku.

Ukládat můžete jakýkoliv vlastní, firemní, týmový nebo projektový dokument ve formátech PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPEG, PNG, GIF, TIFF, AVI, ZIP a mnoha dalších. Když vyplníte jednoduchou průvodku dokumentu, Alfresco soubor automaticky zatřídí do správných složek a zpřístupní jej oprávněným uživatelům (např. nová směrnice, či ISO Dokumentace). Nastartujete elektronický oběh dokumentů.


Alfresco je silný nástroj pro inteligentní řízení dokumentů. Využijte jeho workflow technologie a rozpohybujte elektronický oběh dokumentů v rámci projektu, oddělení nebo celé společnosti. Nově naskenovaná faktura se sama vydá na schvalovací kolečko, tvorba nabídek nebo smluv dostane pevný řád.

Nastavíte notifikace a eskalační procedury.

Aplikace zahrnuje také vestavěnou podporu e-mailových notifikací a eskalačních procedur. Systém vám bude proaktivně avizovat změny ve vybraných dokumentech e-mailem. Může vám dávat zprávy o vzniku dokumentů určitého typu, aktivitách konkrétního uživatele apod. Alfresco umí všechno, co moderní document management system umět má.

Nejčastější situace před nasazením Document Management System

  • Papírové dokumenty obíhají neřízeně firmou nebo jsou uložené v šanonech, ale nikdo neví, kde se přesně nachází.
  • Elektronické dokumenty v emailu se obvykle ukládají v Outlooku, ale při jejich hledání hádáte, kdo nebo kdy je posílal či s jakým předmětem.
  • Elektronické dokumenty jsou nekontrolovaně skladovány na discích počítačů uživatelů nebo někde na serveru ve sdílených složkách, kdokoliv je může číst, měnit a klidně je i smazat.
  • V jiném případě jsou například vystavované faktury pouze v účetnictví, do kterého má přístup pouze účetní. Počítač nemá zálohován a občas se nějaká faktura nebo jiný doklad ztratí.
  • Když hledáte dokument po delší době, a předem víte, že nemusíte najít nic.
  • Ani nezačnete hledat, ale začnete již jednou vykonanou práci neefektivně dělat znovu, s vědomím, že kde se práce s dokumenty neřídí, nelze často ani nic nalézt.
  • Energii pro účelnou práci mrháte na hledání nebo na opětovné vytváření toho, co nemůžete najít.
  • Činnost firmy či úřadu je často narušena nedohledáním dokumentů, obvykle opakovaným. Počet takových případů roste s počtem zaměstnanců či poboček.

Jaká je správná cesta?

Zařazování dokumentů do Document Management System trvá jen pár sekund a týká se například i vystavovaných faktur. Všechny dokumenty jsou přiřazovány k příslušným projektům, úkolům, zakázkám, postupům, metodikám apod., přičemž údaje o jejich vytvoření, autorovi apod. jsou generovány automaticky díky Document Management System. Papírové dokumenty ve firmě je třeba převést do Document Management System například podle daných oblastí (vnitrofiremní dokumenty, dokumenty od jiných firem a ostatní papírové dokumenty bez elektronického protějšku přijaté do firmy). Elektronické dokumenty vytvořené ve firmě stejně jako dokumenty přijaté emailem nebo donesené na přenosných pamětích by měly být po příchodu do firmy také zařazeny do Document Management System.

Dokumenty ano, ale "jen" elektronicky

Jsou-li dokumenty v elektronické podobě, lze vytvořit soubor interních procesů, který umožní od základů změnit a zefektivnit práci všech zaměstnanců pomocí Document Management System s podporou workflow. Síla Document Management System spočívá v tom, že lze kdykoliv vyhledat libovolný dokument, který byl kdy ve firmě vytvořen, můžete snadno najít všechny dokumenty související s daným procesem, projektem nebo úkolem. Snadno zjistíte, kdo a kdy pracoval na libovolném dokumentu. Document Management System umožňuje spolupráci na tvorbě dokumentů a podporuje týmovou práci. Document Management System je napojen na systém ukládání dat a přináší jistotu, že se už neztratí žádný dokument a o žádná data nepřijdete. A to ani po dlouhé době. Co je a co přináší Document Management System? Jde o modulární systém obsahující řadu součástí podle potřeb firmy. Například podporu workflow pro řízení podnikových procesů, systém pro podporou implementace norem ISO, případně systém pro spisovou službu a elektronickou podatelnu. Nedílnou součástí a jádrem Document Management System je přímá návaznost na řešení pro ukládání, zálohování a archivování všech dat. Velkou výhodou je fulltextové vyhledávání ve všech ukládaných dokumentech.

Alfresco Document Management System

Alfresco DMS je hlavní Open Source alternativou Document Management System s licencí Community Edition za 0,- Kč, u Enterprise Edition je placená podpora. Alfresco aplikuje Open Source model a využívá dostupných technologií při zachování velmi nízkých nákladů na pořízení a vlastnictví.

Hlavní důvody pro Alfresco Document Management System

  • Snížením nákladů díky Open Source se službou garantované podpory jsou počáteční investice nízké a celkové náklady spojené s vlastnictvím jsou výhodné.
  • Snadné používání s připravenými scénáři nasazení a technologií pro rychlý vývoj zákaznických částí přinášejí možnost rychlého dodání a okamžité přínosy Vašemu podnikání. S nižší pracností je nižší i cena implementace. Uživatelské prostředí je optimalizováno pro intuitivní používání.
  • Přizpůsobivost a podpora standardů umožňuje migraci bez omezení způsobených formáty nebo protokoly.

Výhody implementace Alfresco Document Management System

  • Podpora zavedení certifikace ISO a přezkumu dokumentů například dle norem ISO 9001, ISO 20000-1, ISO 27001 s řízením dokumentů pomocí pracovních postupů.
  • Díky podpoře workflow včetně řízení oprávnění a možnosti nasazení různých workflow pro jednotlivá oddělení
  • Fulltextové vyhledávání, podpora náhledů, detailní řízení oprávnění, automatické vyčítání metadat z ukládaných dokumentů, automatické kategorizace vstupních dokumentů a verzování jednotlivých dokumentů jsou standardem.
  • Alfresco DMS podporuje různé typy dat například dokumenty MS Office, OpenOffice, PDF, obrázky (například naskenované faktury, obrazové přílohy, mapové podklady apod.) i videa, případně audio záznamy.
  • Podpora běžných procesů (připomínkování a schvalování dokumentů), zvýšení efektivity práce zaměstnanců a snížení nákladů u některých procesů. Řízený přesun do archivu a evidence všech změn.
  • Uživatelské rozhraní s intuitivním ovládáním, kde se pracuje jako ve všeobecně známém souborovém systému se snadnou obsluhou, co pomáhá přijetí koncovými uživateli.
  • Reference Alfresco: NASA, Airbus, KLM, Toyota, Michelin, Total, T-Mobile CZ, Cisco a mnoho dalších.

KONTAKT

Máte dokumenty uložené na několika místech? Skenujete již papíry jako obrázky, ale stále nemůžete nic najít?
Rozpadají se Vám papíry, které máte povinnost archivovat ještě několik let?
Nebo Vás zajímají aktuální informace, jak dnes organizace v 21. století fungují efektivně ve zvládnutí administrativy?

Máte zájem o prezentaci zdarma? Potřebujete více informací ?

obchod@digipaper.cz

+420 605 242 774

+420 739 697 268

Zdarma Vám pomůžeme se správným výběrem postupu.

DigiPaper s.r.o.

Pražská třída 142/102
Hradec Králové 500 04
IČO: 04522656